exapture macht aus einem Dokumenteneingang einen kontrollierten Prozessstart. Wir erfassen Ihre Dokumente dort, wo sie ankommen, bereiten die Informationen auf und übergeben sie an Ihren Unternehmensprozess.
Unser Drei-Meilen-Modell zeigt den technischen Weg eines Dokuments: vom Eingang über die Verarbeitung bis zur Übergabe in den Unternehmensprozess.
Die 1. Meile ist die Strecke, die ein Dokument zurücklegt, bevor Ihre Software es überhaupt sehen kann. Sie beginnt an der Poststelle, am Multifunktionssystem, im E-Mail-Postfach oder auf dem Mobilgerät einer Kollegin im Außendienst. Auf dieser Strecke entscheidet sich, ob eine Information vollständig, richtig zugeordnet und nachvollziehbar in Ihrem Unternehmensprozess ankommt — oder ob jemand sie später sucht.
Über diese Strecke wird selten gesprochen. Sie steht in keinem Lastenheft und fällt erst auf, wenn ein Vorgang stockt. Genau dort arbeitet exapture.
Dokumente kommen an — an der Servicestation, im Postfach, per Upload oder über eine angebundene Schnittstelle.
Inhalte werden gelesen, geprüft und um die Angaben ergänzt, die der Prozess später braucht.
Die fertige Information geht kontrolliert in den Unternehmensprozess — auf einem Weg, der nachvollziehbar bleibt.
Wir denken nicht in Geräten und nicht in Software, sondern in Aufgaben. Vier davon bilden die 1. Meile — von der Ankunft eines Dokuments bis zur Übergabe an Ihren Prozess.
Sechs Wege führen ein Dokument ins Haus: die Servicestation, das Mobilgerät, der Webarbeitsplatz, der Scanner, das überwachte Postfach und die technische Schnittstelle. Sie wählen den Weg, der zu Ihrem Ablauf passt.
Erfassungswege ansehen →Aus einem Bild wird eine Information: Inhalte werden gelesen, geprüft und den Angaben zugeordnet, die Ihr Prozess braucht. Erst dann ist ein Dokument wirklich digital.
Aufbereitung verstehen →exapture ersetzt das Zielsystem nicht. exapture gestaltet den zuverlässigen Weg der Dokumente und Informationen dorthin — in die revisionssichere Archivierung, in die E-Akte, in Ihren Fachprozess.
Übergabewege ansehen →Ausgabe und Erfassung am selben Gerät, kontrolliert und nachvollziehbar: personalisierte Ausgabe, geregelte Freigaben und ein belastbarer Überblick über Ihre Druckkosten.
Zum Lösungsbereich →Manche Fragen beginnen nicht bei der Aufgabe, sondern bei dem Dokument, das gerade liegen bleibt. Wählen Sie den Einstieg, der Ihrem Alltag näher ist.
Was ankommt — Brief, Fax oder E-Mail — wird an einer Stelle erfasst und an die zuständige Abteilung verteilt.
Belege werden gelesen, geprüft und mit den Angaben übergeben, die Ihre Buchhaltung für die Freigabe braucht.
Bestandsakten und laufende Vorgänge werden erfasst und in der Akte auffindbar abgelegt — vollständig und geordnet.
Unterlagen aus der Personalarbeit kommen strukturiert und zugriffsgeschützt in der digitalen Personalakte an.
Vertragsdokumente werden mit Fristen und Kennzeichen erfasst, damit sie später wiedergefunden werden.
Papier aus Lager, Werkstatt und Außendienst wird dort erfasst, wo es entsteht, und sofort zugeordnet.
OptimiDoc standardisiert, exaServer individualisiert.
Die Standardplattform für Erfassung und Ausgabe an der Servicestation — mit fertigen Anbindungen an gängige Ablageorte und Cloud Print als Betriebsmodell. Ohne Sonderbau einsatzbereit.
Die Brücke in Ihre Systeme, wenn der Standard nicht reicht: Regeln, Prüfungen und Anbindungen werden auf Ihren Prozess zugeschnitten. Er trägt die Fälle, für die es keinen fertigen Weg gibt.
Wir verbinden sie mit Ihren Unternehmensprozessen. In den meisten Häusern steht die 1. Meile längst im Flur: ein Gerät, das kopiert, druckt und erfasst — und das mit wenigen Handgriffen zur Servicestation wird. Ihre Mitarbeitenden legen das Dokument ein, beantworten am Display eine kurze Frage, und der Vorgang läuft. Kein neues Gerät, keine neue Oberfläche, kein Schulungsaufwand für etwas, das ohnehin jeden Tag benutzt wird.
Servicestationen ansehenexapture entwickelt seit 2003 Lösungen für die 1. Meile. Diese Erfahrung ist im Banking entstanden, wo Nachvollziehbarkeit keine Zusatzanforderung ist, sondern Voraussetzung. Was exapture seit mehr als 20 Jahren erfolgreich im Banking leistet, lässt sich auf Dokumentenprozesse anderer Branchen übertragen. Wie Häuser mit exapture arbeiten, zeigen vier Fallstudien; unsere Kundenbewertungen sind bei Proven Expert öffentlich einsehbar.
[Datum, Uhrzeit, Dauer — wird ergänzt]
In 45 Minuten zeigen wir, wie eingehende Post erfasst, geprüft und an die zuständige Stelle übergeben wird — an Beispielen aus laufenden Projekten.
Zum Webinar anmeldenAm schnellsten wird die 1. Meile greifbar, wenn man sie einmal am eigenen Dokument durchspielt. Fangen Sie bei den Aufgaben an — oder sprechen Sie direkt mit uns.